معرفی و دانلود کتاب اصول گزارش نویسی و مکاتبات اداری

معرفی کتاب اصول گزارش نویسی و مکاتبات اداری

کتاب اصول گزارش نویسی و مکاتبات اداری به قلم سعید احمدی، نکاتی را در خصوص چگونگی گزارش نویسی و مکاتبات اداری در اختیار شما قرار می‌دهد که اجرای آن، شرایط رسیدن به اهداف پیش‌بینی شده و تسریع در امور اداری را فراهم می‌آورد.

یکی از روش‌های برقراری ارتباط مؤثر داخلی و خارجی در ادارات و سازمان‌ها این است که از گزارش‌نویسی و مکاتبات استفاده کنید. هر مدیریتی در هر سطحی که قرار داشته باشد برای آگاهی از جریان امور حیطه کاری و همچنین واکنش‌های به موقع و منطقی، باید مرتباً گزارش‌ها را دریافت و ارسال نماید.

در دریافت و ارسال این گزارش‌ها و همچنین مکاتبات نتایج بازرسی‌ها، میزان پیشرفت اجرای برنامه‌ها و ... است که پدیده‌های مهم و حساسی که در محدوده سازمان و ادارات روی می‌دهد منعکس می‌گردد.

گزارش و نامه‌نگاری به عنوان یک حلقه ارتباطی میان کارکنان، کارشناسان، مجریان و مدیران هر سازمان و اداره‌ای محسوب می‌شود. لذا گزارش‌ها تا حد زیادی بازتاب کیفیت کار و عملی را نشان می‌دهد که از آن خبر و گزارش می‌دهد. به علاوه می‌تواند نمایانگر شخصیت کسی باشد که آن را نگارش و تنظیم نموده است.

متأسفانه باید گفت در دنیای امروز بنا به دلایل گوناگونی همچون شیوه‌های مدیریتی مختلف، در سازمان‌ها و مؤسسات، برای نگارش گزارش‌ها و مکاتبات از سبک و سیاق مشخص و معینی پیروی نمی‌شود. لذا آموزش کارکنان سازمان‌ها یکی از اساسی‌ترین و مهم‌ترین عوامل در نظم دادن به این مهم، با هدف ایجاد یکنواختی در استفاده از اصول درست نگارش و رعایت سلسله مراتب اداری است.

در بخشی از کتاب اصول گزارش نویسی و مکاتبات اداری می‌خوانیم:

معمولاً فصل اول گزارش همان خلاصه گزارش است. چنانچه گزارش کوتاه و فاقد فصل‌بندی باشد این خلاصه بخشی مستقل از گزارش محسوب می‌گردد ولی به هر حال میان خلاصه گزارش و گزارش کوتاه (چکیده گزارش) تفاوت‌هایی وجود دارد. گاهی ممکن است علاوه بر گزارش کامل، گزارش کوتاه نیز خواسته شود عده‌ای از گزارشگران فقط این قسمت را مطالعه می‌کنند و در صورت ضرورت به اصل گزارش مراجعه می‌کنند.

گزارش کوتاه (چکیده گزارش) یادآور وجود اصل گزارش است از این رو مشخصات گزارش در آن عرضه می‌شود تا در صورت لزوم بتوان به اصل آن دسترسی داشت. در نخستین پاراگراف از خلاصه گزارش مجوز تحقیق و بررسی و هدف آن یادآوری می‌گردد سپس مسئله به اجمال طرح و مقاصد، برداشت و روش، نتایج و پیشنهاد‌ها بیان می‌گردد. نتایج و پیشنهادها را باردیگر در جای خود نیز می‌توان آورد. این تکرار مفید است زیرا بعضی از گزارش‌خوان‌ها فقط همان فصل یا بخش اول گزارش را می‌خوانند.

متن اصلی گزارش

متن اصلی گزارش به بخش‌ها یا فصل‌هایی تقسیم می‌شود که این فصل‌بندی برحسب موضوع و حجم گزارش انجام می‌گیرد. اگر موضوعات متعدد باشد هر موضوع در یک فصل جداگانه مطرح‌ می‌شود و در بخش‌های مختلف خلاصه، بیان و شرح واقعیت‌ها و شواهد و دادها، تحلیل و بررسی آن‌ها و نتایج حاصل از تحلیل مدنظر گرفته می‌شود. ممکن است شرح بحث‌هایی که پیش از رسیدن به پیشنهادها جریان یافته نیز در گزارش منعکس شود و پیشنهادها باید در جایی به صورت قابل توجه مطرح گردد.

فصل‌ها به ویژه فصل اول نباید زیاد از حد طولانی باشد حجم فصل اول باید به اندازه‌ای انتخاب شود که گزارش‌خوان ظرف یک ربع پیش از جلسه بتواند آن ‌را بخواند یا اگر تمام گزارش را خواند رئوس مطالب را به یاد آورد.

فهرست مطالب کتاب

پیشگفتار
فصل اول: گزارش و گزارش‌نویسی
فصل دوم: مرحله اول گزارش‌نویسی (‌برنامه‌ریزی)
فصل سوم: مرحله دوم گزارش‌نویسی (ساختار گزارش)
فصل چهارم: مرحله سوم گزارش‌نویسی (نگارش)
فصل پنجم: مرحله چهارم گزارش‌نویسی (تجدید نظر)
فصل ششم: آراستن گزارش
فصل هفتم: استفاده از عناوین در گزارش‌ها
فصل هشتم: نشانه‌گذاری و اهمیت آن در نگارش
فصل نهم: اقسام گزارش
فصل دهم: طبقه‌بندی گزارش‌ها
فصل یازدهم: انواع گزارش بر حسب موضوع
فصل دوازدهم: خلاصه سازی
فصل سیزدهم: آیین نگارش مکاتبات اداری (نامه‌های اداری)
فصل چهاردهم: آیین نگارش مکاتبات اداری (سایر نوشته‌های اداری)
پیوست‌ها: (نمونه سؤالات فصول کتاب)