معرفی و دانلود کتاب فنون اداری: مکاتبات اداری

معرفی کتاب فنون اداری: مکاتبات اداری

کتاب فنون اداری: مکاتبات اداری اثر حق‌رضا عیوضی و بهنوش غلامی، روش‌های نگارش انواع مکاتبات اداری را به ما آموزد. با استفاده از این کتاب آموزنده قادر می‌شوید که با نوشتن متن‌هایی قدرتمند، شخصیت اداری خود را در محل‌ِکار ارتقا دهید. این کتاب کاربردی به شما کمک می‌کند که مکاتباتی تأثیرگذار داشته باشید و به نتایج دلخواه‌تان دست یابید.

درباره‌ی کتاب فنون اداری

نامه‌نگاری و نوشتن مکاتبات اداری یکی از مسائل بغرنجی است که همیشه نویسندگان این متن‌ها را با چالش مواجه می‌کند. آشنایی با روش‌های نگارش مکتوبات اداری به شما کمک می‌کند که متنی قدرتمند بنویسید و به‌اصطلاح میخ خود را محکم بکوبید. حق‌رضا عیوضی و بهنوش غلامی در کتاب فنون اداری به انواع مکاتبات اداری پرداخته و روش‌های گوناگون نگارش این متون را به‌ طور کامل شرح داده‌اند.

نویسندگان این کتاب کاربردی، ابتدا به سراغ مفهوم ارتباط می‌روند و به‌طور جامع توضیح می‌دهند که ارتباط چیست و چه نقشی در زندگی روزمره‌ی انسان‌ها دارد. پس از آن حق‌رضا عیوضی و بهنوش غلامی، انواع ارتباط را بیان می‌کنند و شیوه‌های گوناگون برقراری ارتباط را شرح می‌دهند. شما پس از آشنایی با مفهوم ارتباط و انواع آن، جایگاه ارتباط را در سازمان‌های مختلف می‌شناسید.

در بخش بعدی کتاب فنون اداری یاد می‌گیرید که دلیل اصلی نوشتن خود را بیابید. دانستن علت انجام این کار اهمیت بسیار زیادی دارد. پس از درک این مطلب، می‌توانید با شناخت عناصر مختلف ارتباطی مشغول نوشتن انواع مکاتبات اداری شوید. در ادامه، نویسندگان انواع مکاتبات اداری را به شما معرفی می‌کنند. آن‌ها معتقدند که شیوه‌های نگارش مکاتبات اداری در هر سطح سازمانی با سطحی دیگر فرق می‌کند. به همین خاطر شما باید بتوانید شیوه‌ی نگارش خود را بر اساس سطحی که در آن قرار دارید و سطح گیرنده‌ی نامه تنظیم کنید.

پس از آشناشدن با انواع مکاتبات در سطوح مختلف سازمانی، باید اجزای تشکیل‌دهنده‌ی یک نامه را بشناسید. حق رضا عیوضی و بهنوش غلامی در کتاب فنون اداری تمام بخش‌های مختلف یک نامه را معرفی می‌کنند و به‌ طور کامل توضیح می‌دهند.

نکته‌ی قابل‌توجه درمورد این کتاب ارزشمند، آموزش ادبیات مخصوص مکاتبات اداری است. آشنایی با ادبیات و کلمات خاصی که در نامه‌نگاری اداری استفاده می‌شود، به شما کمک می‌کند که در نگارش این متون دقت کافی را لحاظ کنید. اگر با این ادبیات آشنا نباشید، نه‌تنها در مکاتبات اداری مشکل پیدا می‌کنید، بلکه ممکن است که هنگام مطالعه‌ی یک نامه‌ی اداری، پیام را اشتباه متوجه شوید.

یکی دیگر از مطالب مهمی که با مطالعه‌ی کتاب جامع فنون اداری می‌آموزید، روش گزارش‌نویسی است. نوشتن انواع گزارش، یکی از مهم‌ترین دغدغه‌های کارمندان سازمان‌های گوناگون است. شما در هر سطحی از سازمان که مشغول کار باشید، ممکن است که مجبور شوید که به سطوح بالاتر اداری گزارش دهید. بنابراین آشنایی با روش‌های گزارش‌نویسی شما را به یک کارمند حرفه‌ای تبدیل می‌کند.

کتاب فنون اداری اثر حق رضا عیوضی و بهنوش غلامی علاوه بر ارائه‌ی این آموزش‌های مفید، تمرین‌هایی کاربردی را نیز برای خوانندگان تدارک دیده است. درنتیجه، شما در کنار یادگیری مطالب، می‌توانید این تمرین‌ها را هم انجام دهید، تا به نگارش متون اداری تسلط پیدا کنید. این کتاب مجموعه‌ای کامل از فنون و روش‌های مکاتبات اداری را در اختیار شما می‌گذارد. کتاب حاضر توسط انتشارات مهد پژوهش منتشر شده و در اختیار کتاب‌خوان‌ها قرار گرفته است.

کتاب فنون اداری برای چه‌کسانی مناسب است؟

کتاب فنون اداری، راهنمایی جامع و کاربردی را برای نگارش متون اداری ارائه کرده است و برای تمام افرادی که در طول روز به نوشتن نامه‌های اداری نیاز دارند توصیه می‌شود.

در بخشی از کتاب فنون اداری: مکاتبات اداری می‌خوانیم

ارتباط را می‌توان جریانی دانست که در طی آن دو نفر یا بیشتر به تبادل افکار، نظرات، احساسات وعقاید خودمی پردازند و از طریق به کاربردن پیامهایی که معنایش برای آنان یک سان است، و به انجام این امر مبادرت می‌ورزند و در تعریف دیگر در بیان ارتباطات گفته شده» ارتباط عبارت است از فن انتقال اطلاعات، افکار و رفتارهای انسانی از یک شخص به شخص دیگر. به طور کلی هر فرد برای ایجاد ارتباط با دیگران و انتقال پیامهای خود به ایشان از وسایل مختلف استفاده میکند. مثلا وقتی انسان با نگاه یا لبخند نشاط خود را به دیگری نشان میدهد؛ یا هنگامی که شخصی به شخص دیگر صبح به خیر میگوید؛ با بیان شفاهی دوستی و صمیمیت خویش را به او می‌فهماند. به همین ترتیب، موقعی که انسان به دیگری نامه می نویسد، با بیان کتبی مقصود خود را به نظر او می رساند و با وی ارتباط برقرار می سازد. به بیانی دیگر: «ارتباطات عبارت است ازکلیه ی فعالیتهای گفتاری، نوشتاری و حرکتی که برای انتقال معنی یا مفهوم از فردی به فرد دیگر و جهت تأثیرگذاری و نفوذ بر دیگران به کار می‌رود» بدون شک ارتباط در شکل‌ها و از دیدگاه‌های گوناگون تعریف گردیده و در مجموع بیانگر این واقعیت است که، ارتباط اساس شکل گیری جوامع و لازمه ی زندگی اجتماعی، اقتصادی،فرهنگی و تداوم وجود سازمانهای اداری و نهایتا لازمه ی زندگی است.

بشر برای ایجادارتباط با سایرهم نوعان خود از وسائل مختلفی استفاده نموده است. درآغازاز ایما و اشاره و به تدریج از زبان، آتش و دود، فریاد، صدای طبل و پیک و سپس از نوشته سود جسته است.این موضوع بیانگر این واقعیت است که ارتباطات هدفمند است. زیرا بدون قصد و ارادهی قبلی صورت نمی گیرد. بنابراین، با داشتن این وسائل باز هم همواره در جستوجوی وسائل دیگری برای انتقال اطلاعات بوده است. می دانیم که در گذشتهای نه چندان دور، انتشار اخبار بین مناطق مختلف زمان بسیار زیادی را لازم داشت. تبادل اطلاعات وارسال پیام در شکل یک نامه،هفته‌ها و ماه‌ها به طول می انجامید تا آنجا که ممکن بود در طول زمان، پیام آثار خود را از دست بدهد. این معضلات در راههای دور وجود داشت اما در محدوده‌های کوچک چندان بارز نبود. مثلاً در یک دهکده امکان داشت که فردی پشت بام برود و با صدای بلند مطلب خود را بیان نماید و به همین آسانی ساکنان دهکده ی مزبور در جریان قرار بگیرند.

فهرست مطالب کتاب

فصل 1. (ارتباط، انواع ارتباط و جایگاه ارتباط در سازمان)
هدف‌های رفتاری
فلسفه‌ی نوشتن چرا می‌نویسیم؟
پاسخ این سؤال که چرا می‌نویسیم؟
ارتباط چیست؟
ارتباطات سازمانی
ارکان یا عناصر ارتباط عبارت‌اند از
پیام دهنده (منبع)
گیرنده پیام
اصل پیام
وسیله ارتباط
آثار یا بازخورد
الگوی فرایند ارتباط
انواع ارتباطات
گونه‌های ارتباط رسمی در سازمان
موانع ارتباطی
موانع ذاتی ارتباطات به طور عمده عبارتند از
شبکه ارتباطی
روش‌های بهبود ارتباطات
سؤالات فصل اول
فصل 2. (نوشته‌های اداری)
ﻧﻮﺷﺘﻪ وﺳﻴﻠﻪ‌ی اﻳﺠﺎد ارﺗﺒﺎط رﺳﻤﯽ در ﺳﺎزﻣﺎن
نوﺷﺘﻪ ﭼﻴﺴﺖ؟
اﻫﻤﻴﺖ ﻧﻮﺷﺘﻪ در اﻳﺠﺎد ارﺗﺒﺎﻃﺎت رﺳﻤﯽ ﺳﺎزﻣﺎن
اﻫﻤﻴﺖ و ﻧﻘﺶ ﻧﻮﺷﺘﻪ ﻫﺎی اداری
ﺳﺆﺍﻻﺕ ﻓﺼﻞ ﺩﻭﻡ
فصل 3. (مکاتبات اداری یا سازمانی)
تعاریف
نامه‌های اداری
تعریف نامه اداری
شناخت نامه‌های اداری
انواع نامه‌های اداری
نامه‌های اداری از دیدگاه ماهیت کار
نامه‌های اداری از نظر سطوح ارتباطات سازمانی
نامه‌های داخلی
از یک کارمند برای سازمان متبوع خود
شکل دیگری از نامه‌های اداری (درخواستی)
نامه‌هایی به بانک برای دریافت وام و دیگر امور بانکی
درخواست به شهرداری
یادداشت اداری یا دست خط
مشخصات نامه‌های اداری
نکات مهم در نوشتن نامه اداری
ویژگی‌های ظاهری نامه اداری
استاندارد اندازه کاغذ
نکات کلی در خصوص نامه نگاری فارسی
اجزای و ارکان اصلی یک نامه اداری
1- سربرگ
2- عنوان‌ها
مخاطب یا گیرنده نامه
اصول نگارش نام و عنوان اشخاص در نامه‌های اداری
اداره کل امور اداری
موضوع نامه
3- متن اصلی نامه
نکات کلی که در نگارش متن اصلی باید رعایت کنید
تقسیم بندی نامه‌های اداری بر اساس نوع محتوا
متن اصلی – مقدمه
تفاوت بین عطف، پیرو و بازگشت
نتیجه (پایان) نوشته
نمونه‌هایی برای پایانِ نامه
قواعد امضای نامه
نمونه‌هایی برای رونوشت
برخی اصطلاحات رایج در نامه‌های اداری
اعلام
ایفاد
مقتضی
مبذول
نکات تکمیلی
رفع نقایص
ﺳﺆﺍﻻﺕ ﻓﺼﻞ ﺳﻮﻡ
فصل 4. (گزارش و گزارش نویسی)
انواع گزارش نویسی را بشناسید
ﮔﺰارش ﭼﻴﺴﺖ؟
ﮐﺎرﺑﺮد ﮔﺰارش
کارﺑﺮد ﮔﺰارش در ﺳﺎزﻣﺎن
کارﺑﺮد ﮔﺰارش در اﺟﺘﻤﺎع
اﻧﻮاع ﮔﺰارش
گزارش شخصی و غیر رسمی
گزارش اداری و رسمی
اﻧﻮاع ﮔﺰارش از دیدﮔﺎه ﮐﺎرﺑﺮد
اﻧﻮاع ﮔﺰارش از ﻧﻈﺮﮔﺎه هدف و ﻣﺤﺘﻮا
ﺷﮑﻞ ﻫﺎی ﻣﺨﺘﻠﻒ ﮔﺰارش
ﻣﺮاﺣﻞ ﺗﻬﻴﻪ‌ی ﻧﻮﺷﺘﻪ
مراحل تهیه نامه‌های اداری
نگارش مقدماتی (تهیه پیش نویس)
تعیین چارچوب کار و تنظیم فهرست مطالب
تدوین نوشتن
تنظیم عنوان نامه
توصیه ﻫﺎی ﻻزم در ﻣﻮرد ﭘﻴﺶ ﻧﻮﻳﺲ
ﺳﺆﺍﻻﺕ ﻓﺼﻞ ﭼﻬﺎﺭﻡ
فصل 5. (بخش نامه)
سایر نوشته‌های اداری
هدف از صدور بخش نامه
اﻧﻮاع ﺑﺨﺶ ﻧﺎﻣﻪ
نکاﺗﯽ درﺑﺎره‌ی ﺗﻬﻴﻪ‌ی ﺑﺨﺶ ﻧﺎﻣﻪ
ﺳﺆﺍﻻﺕ ﻓﺼﻞ ﭘﻨﺠﻢ
فصل 6. (صورتجلسه)
ﻣﻔﺎﻫﻴﻢ ﮐﻠﯽﺟﻠﺴﻪ
صورت جلسه
دستور العمل
انواع دستورالعمل
ارکان دستورالعمل
مراحل تنظیم دستورالعمل
احکام
سوالات فصل ششم
فصل 7. (ویرایش و اصلاح انواع نامه‌ها و نوشته‌ها)
نگارش
شیوه نوشتن
ساخت جمله
مراحل ساخت جمله
نشان گذاری
نشان‌های رایج
موارد استفاده
ممیز
آموزش‌های کلی برای تایپ نامه‌ها
کلیات
رمز توفیق در کار
شرح وظایف
دستورهای عمومی
فواصل مناسب
فواصل طولی
فواصل عرضی
صفحه آرایی چیست؟
اهداف صفحه آرایی
موارد مهم و تعیین کننده در صفحه‌آرایی
رعایت اصول صفحه آرایی
مخاطب محوری در صفحه‌آرایی
ترکیب بندی در صفحه آرایی
ابزار صفحه آرایی
ﭘﺮدازش ﻧﻮﺷﺘﻪ آﻳﻴﻦ ﺻﻔﺤﻪ ﺑندی
سوالات فصل هفتم
فصل 8. (کاربرد کامپیوتر در مکاتبات اداری)
مقدمه
اهمیت اطلاعات و سیستم‌های اطلاعاتی
انواع سیستم‌های اطلاعاتی
سیر تکامل فناوری اداری
تعریف اتوماسیون اداری
ضرورت اتوماسیون اداری
زیرساخت‌ها و ابزارهای مورد نیاز برای به‌کارگیری و اجراء اتوماسیون در ادارات چیست؟
اصول اولیه اتوماسیون اداری
اتوماسیون اداری چه مشکلاتی از سازمان حل می‌شود؟
اشکالات موجود در بخش مدیریتی سیستم اتوماسیون اداری
راه‌کارهای برطرف شدن مشکلات اجراء سیستم اتوماسیون اداری چیست؟
کاربردهای اتوماسیون اداری
دستاوردهای اتوماسیون اداری
مزایا و معایب اتوماسیون اداری
مزایای مستقیم
مزایای غیرمستقیم
معایب سیستم‌های اتوماسیون اداری
مقایسه انواع سیستم‌های اطلاعاتی
عوامل مهم در اتوماسیون اداری مردم، ابزار‌ها و محیط کار
سوالات فصل هشتم
منابع و مأخذ تحقیق