معرفی و دانلود کتاب برگزاری جلسات

معرفی کتاب برگزاری جلسات

کتاب برگزاری جلسات از انتشارات هاروارد بیزینس ریویو، اصول و مبانی برگزاری یک جلسه‌ی کاری را توضیح می‌دهد و کمک می‌کند با کمترین اختلاف و به بهترین شکل جلسات را پیش ببرید و به نتیجه‌ی دلخواه برسید. این کتاب مختصر و مفید تلاش دارد نحوه‌ی تهیه‌ی دستور جلسه، انتخاب مهمان‌ها، میزبانی، اجرا و مدیریت اختلافات را آموزش دهد.

درباره‌ی کتاب برگزاری جلسات

یکی از شیوه‌های تصمیم‌گیری و بررسی مسائل سازمانی، برگزاری جلسه است. جلسه این فرصت را می‌دهد که نظرات مختلف شنیده شود، موضوعات مهم مورد بحث قرار بگیرند، ایده‌های متفاوتی مطرح شود و در نهایت، نتیجه‌ی مناسبی به دست آید. اما اغلب جلسات معمولاً بدون برنامه و بدون رعایت اصول پیش می‌روند و همین موضوع باعث می‌شود نتایجی که انتظار داریم حاصل نشود. برگزاری حرفه‌ای یک جلسه‌ی کاری، نیاز به تخصص و تبحر دارد و باید بر مبنای قاعده و برنامه انجام پذیرد. هر چه بیشتر به این مبانی اهمیت بدهیم، خروجی بهتر خواهد بود و شانس بیشتری برای موفقیت خواهیم داشت. کتاب برگزاری جلسات (Running Meetings) به همین موضوع می‌پردازد و می‌کوشد به شکلی کوتاه و مختصر به خواننده بیاموزد که چطور مقدمات یک جلسه را آماده نماید، آن را رهبری کند و مصوباتش را پیگیری نماید.

به‌عنوان یک مدیر احتمالاً ساعت‌های زیادی را صرف حضور در جلسات می‌کنید و با حجم زیادی از اهداف و گفته‌ها مواجه می‌شوید. شاید هم مجبور باشید در هفته چندین جلسه‌ی مختلف برگزار کنید. در این فشردگی، اگر مهارتی برای برگزاری جلسات نداشته باشید و مطابق اصول پیش نروید، هیچ‌کدام از آن جلسات نتیجه‌ی خاصی به همراه نخواهند داشت. ممکن است دائماً اختلاف پیش آید، ایده‌های خوب از دست بروند و ناامیدی به وجود بیاید. اما اگر بدانید چطور جلسه را پیش ببرید، می‌توانید شرایط را تحت کنترل داشته باشید، همه‌ی نظرات را بشنوید، به اعضای گروه روحیه و انرژی بدهید، تصمیمات خوبی بگیرید و در نتیجه، به بهترین شکل مصوبات و خروجی‌های جلسه را پیگیری کنید. کتاب برگزاری جلسات به شما کمک می‌کند مهمانان مناسب را به جلسه‌تان دعوت کنید، میزبانی موفق باشید و برنامه‌هایی که مدنظر دارید را به بهترین شکل به اجرا درآورید.

کتاب برگزاری جلسات بخشی از مجموعه‌ی مدیر 20 دقیقه‌ای انتشارات هاروارد بیزینس ریویو (Harvard Business School) است. فلسفه‌ی این سری کتاب‌های کم‌حجم و مقدماتی این بوده که جنبه‌های مختلف مدیریت را به زبان ساده و خیلی مختصر توضیح دهند. بر همین اساس، کتاب حاضر مبانی برگزاری یک جلسه‌ی موفق و مؤثر را در شش فصل کوتاه شرح می‌دهد:

در فصل اول کتاب حاضر خصوصیات یک جلسه‌ی اثربخش توضیح داده شده و به مخاطب یادآوری می‌شود که چرا به این‌چنین جلساتی نیاز داریم. فصل دوم به آماده‌سازی جلسات کاری می‌پردازد و می‌کوشد مقدمات آن، مثل شیوه‌ی تهیه‌ی دستور جلسه را بیان کند. بخش بعدی درمورد رهبری جلسات است و راهکارها و تکنیک‌هایی درمورد آن مطرح می‌شود؛ برای مثال اینکه چطور به همه فرصت داده شود تا صحبت کنند و اختلافات مدیریت شود. فصل چهارم کتاب برگزاری جلسات به پیگیری نتایج اختصاص دارد و خواننده یاد می‌گیرد که چطور به شکلی اثربخش این کار را انجام دهد. فصل بعدی هم نحوه‌ی اجرای جلسات خاص را توضیح می‌دهد. اگر جلسه‌ای خوب پیش نرفت و مطابق انتظار نبود چه باید کرد؟ این موضوع در فصل آخر کتاب مورد بحث قرار می‌گیرد و گفته می‌شود که چطور می‌توان شرایط را اصلاح کرد.

کتاب برگزاری جلسات را نشر آموخته با ترجمه‌ی نرگس شفیعی منتشر کرده است.

درباره‌ی مجموعه‌ کتاب‌های مدیر 20 دقیقه‌ای

«مدیر 20 دقیقه‌ای» (HBR 20-Minute Manager Series)، مجموعه‌ای مختصر، مفید و کاربردی است که می‌کوشد جنبه‌های ضروری و اصلی مدیریت را به صورتی فشرده مرور کند. این سری کتاب‌ها را انتشارات هاروارد بیزینس ریویو منتشر کرده و تاکنون این کتاب‌ها را به چاپ رسانده: «تدوین طرح کسب و کار»، «کارسپاری»، «مبانی مالی»، «به انجام رساندن کارها»، «بازخورد‌ اثربخش»، «گروه‌های خلاق»، «مدیریت پروژه‌ها»، «مدیریت زمان»، «مدیرمداری»، «بررسی عملکردها»، «ارائه» و «برگزاری جلسات».

در نکوداشت کتاب برگزاری جلسات

• راهنمایی خوب برای مدیرانی که می‌خواهند بیشترین بهره را از جلسات ببرند، مخصوصاً آن‌هایی که در مدیریت جلسات به‌نسبت تازه‌کار هستند. (Midwest Book Review)

کتاب برگزاری جلسات برای چه کسانی مناسب است؟

این کتاب به مدیران و افرادی که مسئول برگزاری جلسات در سازمان‌ها هستند توصیه می‌شود.

در بخشی از کتاب برگزاری جلسات می‌خوانیم

ممکن است این مسأله بی‌اهمیت یا واضح به نظر برسد، اما تعیین دقیق هدف جلسه را به شکل سطحی انجام ندهید. این کار مرحله‌ی بنیادینِ برنامه‌ریزی است، زیرا هدف، تمامی اجزای دیگر را تحت تأثیر قرار می‌دهد، از جمله برنامه‌ریزی دستور جلسه، فهرست افرادی که باید دعوت شوند، و زمان و مکان جلسه.

وقتی فکر می‌کنید این گردهمایی باید به چه مواردی دست یابد، تا جایی که امکان دارد دقیق و مشخص عمل کنید. آیا هدف طوفان فکری است؟ طوفان فکری در چه موردی؟ برای اطلاع‌رسانی به گروهتان؟ دقیقاً درباره‌ی چه مسأله‌ای، و چرا؟ برای رفع یک مشکل؟ اگر چنین است، آیا با این انتظار تشکیل جلسه می‌دهید که مشکل را حل کنید، و یا اینکه می‌خواهید برنامه‌ای برای تعیین راه‌حل در روز دیگری طراحی کنید؟ آیا تشکیل جلسه می‌دهید که نقش‌ها و مسئولیت‌ها را شفاف‌سازی کنید؟ یا اینکه افراد را گرد هم آورید؟ یا تصمیم‌گیری خاصی انجام دهید؟

برای مثال اگر تمامی افراد مرتبط را برای بحث درباره‌ی پروژه‌ی ویژه‌ی درآمدزایی دعوت کنید اما در حقیقت توجه نکنید که هدفتان آگاه شدن از آخرین اطلاعات وضعیت (که می‌دانید باید انجام دهید)، انجام طوفان فکری درباره‌ی سرعت بخشیدن به برنامه‌ی زمانی (که باید در جایی رخ دهد)، یا اولویت‌بندی حجم کارها (که یکی از اعضای گروه واقعاً به آن نیاز دارد) است، شما و حاضران جلسه همگی با نظراتی کاملاً متفاوت درباره‌ی آنچه که از جلسه به دست خواهید آورد وارد اتاق می‌شوید. ممکن است همه‌ی حاضران درباره‌ی ابعاد مختلف مسأله اندیشیده باشند، و وقتی بر تمامی این ابعاد متمرکز نشوید، تنها باعث دلسردی آن‌ها خواهید شد.

فهرست مطالب کتاب

مقدمه ناشر
مجموعه‌ی مدیر 20 دقیقه‌ای
مقدمه
1. برگزاری جلسات اثربخش
2. آماده‌سازی برای جلسه
3. رهبری جلسه
4. روز بعد: ماندگار کردن جلسه در ذهن افراد
5. برگزاری انواع خاص جلسات
6. وقتی جلساتِ خوب، بد برگزار می‌شوند و نحوه‌ی اصلاح آن‌ها